दूरदराज के कर्मचारियों को अधिक उत्पादक कैसे बनाया जाए

अभूतपूर्व। एक शब्द जो हमने हाल ही में सुना है। इसका उपयोग कोविद -19 को दैनिक जीवन में प्रतिबंध, वैज्ञानिक प्रतिक्रिया और वैश्विक प्रतिक्रिया की प्रकृति का वर्णन करने के लिए किया गया है। यह इस संकट के आर्थिक पतन का सच भी है। एक अभूतपूर्व प्रभाव जो कि महामारी से लंबे समय तक चलने और अधिक विनाशकारी होने की संभावना है।

लोगों को वास्तविक होने की जरूरत है और कम करके देखना बंद करें कि यह कितना बुरा होने वाला है। ऐसी हर संभावना है कि हम एक वैश्विक मंदी को समाप्त करने जा रहे हैं जो वित्तीय संकट से अधिक गहरा है। यह कार्य करने का समय है। सरकार आपके व्यवसाय को वेतन देकर और ऋण की पेशकश करके समर्थन कर रही हो सकती है, लेकिन यह हमेशा के लिए नहीं रहेगी। कुछ बिंदु पर, इसे फिर से अपने दो पैरों पर खड़े होने की जरूरत है। अब आप 'मौत के समय' को बाहर निकालने के लिए कुछ भी कर सकते हैं।

मैं यहाँ पहले भी जा चुका हूँ। जब मैंने आईटी लैब के एमडी के रूप में पदभार संभाला, तो हमारी मृत्यु का समय तीन महीने था। वित्तीय संकट बस हिट हो गया था और लंदन में छोटे व्यवसायों ने सभी विवेकाधीन खर्चों को बंद कर दिया। हमारी परियोजना आय £ 3m से शून्य हो गई।

यह वही है जो मैंने पिछले सप्ताह अपने एमएसपी ग्राहकों के साथ देखा था। व्यवसाय उन ग्राहकों से मासिक आवर्ती राजस्व पर भरोसा करते हैं जो अभी भी भुगतान कर सकते हैं। गिरते बाजार में, आईटी लैब को अपनी लागतों में कटौती करनी पड़ी और नए व्यवसाय को जीतना पड़ा। और ठीक यही हमने किया। बड़े पैमाने पर प्रयास के माध्यम से, हमने अपनी पेशकश को फिर से मॉडल किया, कीमतों में 50% की वृद्धि की और हमारे नेट प्रमोटर स्कोर® को -2 से +55 तक बढ़ाया। यह आश्चर्यजनक है कि एक संकट एक संगठन को कैसे प्रेरित कर सकता है!

मुझे आपके साथ हाल ही में देखे गए सर्वोत्तम अभ्यास के कुछ महान उदाहरण साझा करते हैं। मेरे ग्राहकों में से एक, Etch UK ने एक व्यवसाय निरंतरता योजना लिखी है, जो अपने दूरस्थ कर्मचारियों से प्रश्न प्राप्त कर रही है और किसी भी अस्पष्टता को दूर करती है। एक और, सिक्स डिग्रीज़ ने 10 और 11 बजे के बीच सीईओ और जूम कॉफ़ी मॉर्निंग सेशन के लिए रोज़ाना हुडल्स शुरू किए हैं, जहाँ दूरदराज की टीमों को काम से संबंधित किसी भी चीज़ के बारे में बात करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। यह जानबूझकर साझाकरण दूरस्थ कर्मचारियों को एक साथ रखता है और उन्हें कम पृथक महसूस कराता है।

लेकिन इसमें कोई संदेह नहीं है कि इस समय हर किसी के सामने सबसे बड़ी चुनौती गति और उत्पादकता का नुकसान है। ऐसे समय में जब भारी प्रयास की आवश्यकता होती है, कर्मचारी अचानक बेकार, ऊब वाले बच्चों से घिरे अराजक घरेलू वातावरण में काम करने लगते हैं। और सूरज निकल आया!

इस सब के सामने, आप धरती पर कैसे दूर के कर्मचारियों को अधिक उत्पादक बनाते हैं?

उत्पादकता को बढ़ावा देने के लिए हर फ़ंक्शन के लिए प्रमुख संकेतक की पहचान करें

अपने व्यापार निरंतरता की योजना में, ईट 13 सप्ताह आगे देख रहे थे। उनके पास वर्तमान तिमाही के लिए पर्याप्त काम है लेकिन एक प्रमुख संकेतक की पहचान की है जिसे व्यवसाय में हर किसी को पूरा ध्यान देने की आवश्यकता है - पाइप लाइन जारी रखने के लिए पर्याप्त बिक्री बैठकें बुक करना।

यह लेजर उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करता है जो संकट में बड़े पैमाने पर महत्वपूर्ण हैं। अगर मैं अभी एक बिक्री टीम का प्रबंधन कर रहा था, तो मैं उत्पादकता को अपनी पहली प्राथमिकता बनाऊंगा, बिक्री उत्पन्न करने के लिए आवश्यक सबसे महत्वपूर्ण गतिविधि पर काम करना। हो सकता है कि कॉल की गई हो, फोन पर घंटों बिताए गए या बुक किए गए मीटिंग्स। और मैं इसे मापने के लिए वॉल्यूम और गुणवत्ता मीट्रिक बनाऊंगा - जैसे कि कितने कॉल एक मीटिंग में अनुवाद होते हैं, कितने डेमो एक उद्धरण में बदलते हैं आदि पुराने मैट्रिक्स गलत होंगे, पुराना डेटा गलत होगा, पुराने रूपांतरण दर होंगे गलत हो। प्रारंभ और पुनरावृति।

इसे काम करने में अपने दूरस्थ कर्मचारियों को शामिल करें। आप उन गतिविधियों की पहचान करना शुरू कर रहे हैं जो अगले तीन महीनों में लोगों के समय का अधिकांश हिस्सा लेना चाहिए। वे चीजें जो जीवित रहने या मृत्यु के बीच अंतर लाएंगी।

यह व्यवसाय में सभी कार्यों के लिए होना चाहिए। बिक्री, वित्त, विपणन, मानव संसाधन ... सभी को अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए प्रमुख संकेतकों और दूरस्थ कार्य करने वाले KPI के साथ आना चाहिए। संकट के इस चरण में, मैं एक साप्ताहिक ऑल हैंड्स मीटिंग का सुझाव दूंगा जहां प्रदर्शन पर डेटा साझा किया जाता है और अच्छी तरह से किए गए और KPI के लिए दिए गए चिल्लाओ-आउट को प्राप्त किया जाता है। आपको इसमें एक साथ होने की भावना को बढ़ावा देना होगा।

हर भूमिका के लिए जॉब स्कोरकार्ड

मेरा सुझाव है कि आप व्यक्तिगत केपीआई (मुख्य प्रदर्शन संकेतक) की पहचान करने में मदद करने के लिए जॉब स्कोरकार्ड का उपयोग करें। मैंने पहले भी स्कोरकार्ड के बारे में लिखा है और किसी भी भूमिका में प्रभावी गतिविधि के दिल में जाने के लिए अपने ग्राहकों के साथ उनका उपयोग करता हूं।

वे स्वयं टीमों द्वारा सर्वश्रेष्ठ रूप से बनाए गए हैं। संक्षेप में, वे अपने सभी दैनिक कार्यों को लिखते हैं, यह तय करते हैं कि उच्च, मध्यम या निम्न प्रभाव क्या हैं, इन चीजों को उच्च प्रभाव वाले कार्यों के लिए नीचे फ़िल्टर करें जो समय की बड़ी मात्रा लेते हैं। तब वे बाहर काम करते हैं कि केपीआई के लिए न्यूनतम मानक के खिलाफ इन चीजों को कैसे मापें।

एक बार जब आपके पास अग्रणी और लैगिंग संकेतकों के साथ एक से तीन व्यक्तिगत मैट्रिक्स की यह प्रणाली होती है, तो आपकी टीमों को अचानक पूरी स्पष्टता होगी। उन्हें पता होगा कि उन्हें घर पर अपना समय और अधिक उत्पादक बनाने के लिए कहाँ ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। रियरव्यू मिरर के माध्यम से कार चलाने की कोशिश करने के बजाय, वे मुख्य बीम पर रख सकते हैं, आगे निकल सकते हैं और अंधेरे को भेदना शुरू कर सकते हैं।

स्टाफ के प्रत्येक सदस्य के लिए उत्पादकता को मापने के लिए KPI

जब टीम दूर से काम कर रही हो तो KPI और भी महत्वपूर्ण हो जाता है। जब प्रबंधक अपनी टीम के बगल में बैठे थे और हर दिन उनसे बात कर रहे थे, तो वे आवश्यक नहीं थे, लेकिन अब उन्हें यह देखना बहुत मुश्किल होगा कि क्या हो रहा है। यह तब है जब उत्पादकता एक चट्टान को छोड़ सकती है।

वे स्पष्ट अपेक्षाओं को स्थापित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, कर्मचारियों को एक अत्यधिक प्रभावी संरचना में स्वतंत्र रूप से काम करने में सक्षम बनाते हैं। अब जब आपके पास नौकरी स्कोरकार्ड है, तो आपको KPI देखने में सक्षम होना चाहिए जो आपको आगे खींचने में मदद करेगा। अपने दैनिक huddles के नियमित भाग के रूप में इन्हें ट्रैक करें और सुनिश्चित करें कि टीम में एक अच्छा प्रसार है। यह आप एक जलती हुई मंच और एक करो या मरो मानसिकता का निर्माण करते हैं। और अगर वे जानते हैं कि वे एक स्मारकीय प्रयास का हिस्सा हैं, तो आपके कर्मचारी अपने काम को और अधिक सार्थक पाएंगे।

हमेशा सुनिश्चित करें कि आपकी टीम घर से वास्तविक समय में अपने KPI के विरुद्ध प्रगति देख सकती है।

उत्पादकता लक्ष्य जो तेज़ नहीं होते हैं

उद्देश्यों के द्वारा प्रबंधन 1950 के दशक के मध्य में पीटर ड्रकर के काम के साथ शुरू हुआ। इसने प्रदर्शन से जुड़े वार्षिक उद्देश्यों के लिए प्रवृत्ति शुरू की। 95% संगठन अभी भी इस तरह से अपने प्रदर्शन प्रबंधन मूल्यांकन प्रणाली को चलाते हैं और मैं आपको एक बात बता सकता हूं। यदि आप दूरस्थ कर्मचारियों के साथ उत्पादकता बढ़ाने की कोशिश कर रहे हैं तो यह आपकी अच्छी सेवा नहीं करेगा।

एक तिमाही लय बहुत बेहतर काम करेगी क्योंकि यह बहुत अधिक गति का निर्माण करती है। बहुत सी कंपनियाँ अपने लक्ष्य को स्मार्ट बनाने के लिए प्रयास करती हैं (स्मार्ट, मापने योग्य, उपलब्ध, यथार्थवादी और समय पर)। मुझे इसकी 'एआरटी' बिट के साथ एक वास्तविक समस्या है। 'अचीव, रियलिस्टिक और टाइमली' शब्दों में बहुत कम महत्वाकांक्षा है। ये गोल चांद शॉट्स नहीं हैं। या स्ट्रेच गोल। यह सब 1980 के दशक में लगता है।

लक्ष्य और मेट्रिक्स 'फास्ट' (अक्सर चर्चा की गई, महत्वाकांक्षी, विशिष्ट और पारदर्शी) बनाने के लिए बेहतर है। अगर मैं अभी एक सेल्स मैनेजर था, तो मैं कहूंगा, हमारे ऐतिहासिक गतिविधि स्तर क्या हैं। हम इन्हें कैसे शिफ्ट कर सकते हैं क्योंकि हम आमने-सामने बिक्री नहीं कर रहे हैं? क्या हम गतिविधि के आसपास एक प्रतियोगिता चला सकते हैं? हम कितने फोन कॉल कर सकते हैं? मैं एक दैनिक लीडर बोर्ड स्थापित करूँगा और वास्तविक समय में आँकड़े साझा करूँगा।

जब मैंने रैकस्पेस में काम किया, तो हमने बिक्री में गिरावट के जवाब में यही किया। मैंने हमारे डेटा को देखा और देखा कि बिक्री टीम के कुछ सदस्य फोन पर केवल 1.5 घंटे खर्च कर रहे थे, जब शीर्ष विक्रेता ने चार को रैक किया। मैंने टीम को इनपुट मीट्रिक के लिए यथार्थवादी न्यूनतम मानक के साथ आने के लिए कहा। वे तीन घंटे के साथ वापस आए और यह उनका बेंचमार्क बन गया। उनका ट्रैकिंग डेटा वास्तविक समय में उपलब्ध था और वे अपने लक्ष्य के लिए स्वयं-प्रबंधित थे।

तेजी से गोल दैनिक हडल और साप्ताहिक टीम बैठकों के लिए बोलते हैं। क्योंकि वे 'अक्सर चर्चा की जाती हैं', लक्ष्य चल रहे समीक्षा में अंतर्निहित हैं, लोगों को संसाधनों को आवंटित करने और महत्वपूर्ण निर्णय लेने में मदद करते हैं, कर्मचारियों को ध्यान में रखते हुए कि क्या मायने रखते हैं और ठोस लक्ष्यों को जोड़ते हैं। वे 'महत्वाकांक्षी' का अर्थ कठिन है लेकिन असंभव नहीं। एक बेंचमार्क है कि उन्हें 70% हासिल किया जा सके। यदि आप अपनी टीम के लिए गतिविधि लक्ष्य निर्धारित कर रहे हैं, तो उन्हें सबसे अच्छे व्यक्ति के स्तर पर सेट न करें, लेकिन आपके नंबर 2 या 3 के लिए। यह हर किसी के प्रदर्शन को बढ़ावा देगा।

और अगर तुम सिर्फ निशाना साधने से चूक गए तो? तब यह असफलता नहीं है। एक मानसिक बदलाव करें ताकि आप उपलब्धियों के जितना करीब हो उतना ही पहचानें। जब आप दौड़ रहे हों तो यह अपने आप को एक नया पीबी सेट करने जैसा है। यदि आपका लक्ष्य 2 घंटे का था और आप 2 घंटे 15 पर आते हैं, तो मनाएं कि आप कितने करीब आए और फिर अपने लक्ष्य को हिट करने के लिए जो आप बदल सकते थे, उसे पूरा करने के लिए पूर्वव्यापी प्रयास करें।

'विशिष्ट' यह स्पष्टता के बारे में है कि आप दूरदराज के कर्मचारियों से क्या करने की उम्मीद कर रहे हैं। KPI का उपयोग करें और मापने के लिए जाने वाला न्यूनतम मानक स्पष्ट करें। ऐसा रोजाना करें। मुझे याद है जब मैंने ग्लैक्सो में सेल्स रेप के रूप में काम किया था। अपेक्षा स्पष्ट नहीं हो सकती थी। मेरा केपीआई हर दिन पांच जीपी, एक अभ्यास नर्स और एक फार्मासिस्ट को पिच कर रहा था। मैंने कैसे किया यह मेरे ऊपर था। चाहे मैंने इसका सामना किया या समूहों में कोई फर्क नहीं पड़ा।

'पारदर्शिता' का मतलब है कि व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के लिए लक्ष्यों को साझा करने की आवश्यकता है। इसके लिए कुछ बेहतरीन उपकरण हैं - तकनीक जो आपकी टीमों को वास्तविक समय में स्कोर प्रदान करेगी।

कुछ स्क्रीन बनाएं जिन्हें हर कोई घर से काम करते हुए देख सकता है। हो सकता है कि वे आपके ऑफिस स्कोरबोर्ड के वेब संस्करण हों। यदि आप फ़ोन पर फ़ोन कॉल या समय को माप रहे हैं, तो यह जानकारी आपके फ़ोन सिस्टम से उपलब्ध होनी चाहिए। किसी को यह बताने का कार्य दें कि इसे कैसे साझा किया जा सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम यह देखे कि वे कैसे कर रहे हैं और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह दूसरों के साथ कैसे तुलना करता है। मैं इस प्रतियोगिता के बारे में नहीं सोचता। आप नहीं चाहते हैं कि आपकी टीमें एक-दूसरे को सर्वश्रेष्ठ करने की कोशिश करें और सहयोग करने में विफल रहें।

उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए व्यर्थ समय को कम करें

एक औसत कामकाजी सप्ताह में, संभवतः लगभग चार घंटे होते हैं जो प्रत्येक कर्मचारी बर्बाद कर रहा है। अब जब वे दूर से काम कर रहे हैं, तो और भी कुछ हो सकता है। यह वास्तव में प्राप्त करने का समय है, वास्तव में बिल्कुल स्पष्ट है कि आप क्या चाहते हैं कि आपके दूरस्थ कर्मचारी क्या कर रहे हैं। यह क्या है कि आप उन्हें अब ऐसा करने की आवश्यकता है ताकि वे, और आप, जानते हैं कि यह एक उत्पादक दिन है।

यह कभी भी अधिक महत्वपूर्ण नहीं रहा है। यदि आपको अपना श * टी एक साथ नहीं मिलता है, तो 12 सप्ताह के समय में आपके पास सरकार से कुछ पैसे हो सकते हैं, लेकिन मूल रूप से, आपका व्यवसाय खराब हो जाएगा।

क्योंकि आप युद्धस्तर पर हैं, इसलिए हर कर्मचारी को इन चार घंटों के अनुत्पादक समय की पहचान करने का काम सौंपा जाना चाहिए। आप पृथ्वी के लिए नहीं पूछ रहे हैं। उन्हें उन सभी चीजों के बारे में सोचने के लिए प्राप्त करें जो वे करते हैं जो आपके अग्रणी संकेतकों में योगदान नहीं करते हैं। सुझाव दें कि वे अपनी टीम के भीतर साझा करें और इसे रोकने के तरीके पर काम करें। शायद यह सामान है जो तब बना जब वे कार्यालय में थे लेकिन अब बेकार है। तात्कालिकता के मामले में इनमें से कुछ दिनचर्या को बंद कर दें।

सभी कर्मचारियों के लिए अपेक्षा, स्पष्ट लक्ष्यों और KPI की स्पष्टता के साथ इस चुनौती को पूरा करें। याद रखें, सगाई के गैलप Q12 माप का मूल प्रश्न, 'मुझे पता है कि काम पर मुझसे क्या उम्मीद की जाती है'। यदि आप इस प्रश्न के लिए 5 में से 5 देने के लिए अपने कर्मचारियों का 75% प्राप्त कर सकते हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि आप उत्पादकता में शीर्ष पर हैं और कर्मचारियों को घर पर रख रहे हैं। अब इसे प्राथमिकता दें। यह सभी अंतर बना सकता है।

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