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7 रणनीतियाँ उच्च प्रदर्शन वाली आभासी टीमों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने का तरीका

त्वरित कार्यान्वयन के लिए उच्च उत्पादकता रणनीतियों

क्या आप कोरोना संकट के दौरान अपनी टीम की उत्पादकता के बारे में चिंतित हैं? कंपनियां उत्तरोत्तर अपने कर्मचारियों को सीओवीआईडी ​​-19 से लड़ने के लिए घर से काम करने के लिए कहती हैं और प्रबंधक अपने सहकर्मियों को उनके कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय पीजे में सोफे पर नेटफ्लिक्स देखने की कल्पना करते हैं।

लेकिन यह संकट आपकी टीम की उत्पादकता में सुधार कर सकता है और आपके टीम के सदस्यों में खुशी बढ़ा सकता है। स्टैनफोर्ड के एक अध्ययन के अनुसार, घर से काम करने से आश्चर्यजनक रूप से उत्पादकता में वृद्धि होती है और इसके साथ ही साथ यह दर भी कम हो जाती है। कम्यूट काटने से कर्मचारियों को हाथ पर अधिक समय मिलता है और तनाव कम होता है।

एक आधा समय का टेलकम्यूटर समय में प्रति वर्ष 11 कार्य दिवसों के बराबर बचत करता है। - ग्लोबल वर्कप्लेस एनालिटिक्स

रिमोट का काम पर्यावरण के लिए भी अच्छा है। यह सड़कों पर कम कारें होने से कार्बन उत्सर्जन को कम करता है। आर्थिक रूप से, यह कर्मचारियों और कंपनियों दोनों के लिए भुगतान करता है। नियोक्ता ग्लोबल वर्कर एनालिटिक्स के अनुसार आने-जाने के लिए किराए में उल्लेखनीय रूप से कम कर सकते हैं और हाफ टाइम यात्रियों को प्रति वर्ष $ 2,500 और $ 4,000 के बीच की बचत होगी। एक ही अध्ययन से पता चलता है कि अमेरिका में घर से नियमित काम, 2005 के बाद से 173% की वृद्धि हुई है। न केवल एक महामारी की तरह एक संकट के दौरान आभासी टीमें बढ़ रही हैं।

हम कैसे काम करते हैं इसके संदर्भ में यह एक महान रीसेट का मौका हो सकता है। - मैट मुलेनवेग

वर्चुअल टीमों के सभी लाभों के आगे, दूर से प्रभावी रूप से कर्मचारियों को प्रबंधित करने की चुनौतियां भी हैं। टीम के सदस्य और नेता के रूप में आप अपने आभासी सहकर्मियों को कैसे बाहर ला सकते हैं?

1. प्रक्रियाओं और दोहराया कार्यों के लिए मानक निर्धारित करना

प्रणालियों को लागू करने और काम करने का एक मानक तरीका होने से कर्मचारियों को अभिविन्यास मिलता है और उन्हें यह जानने में मदद मिलती है कि क्या अपेक्षित है। स्पष्ट कार्यों और प्रक्रियाओं के बारे में बारीकियों के बारे में, जो तब तक करना है जब तक भ्रम से बचने के लिए और कुशलता से काम करने के लिए टीम का समर्थन करने के लिए क्या करना है।

2. संचार और सहयोग उपकरण को परिभाषित करें

जैसा कि आप इतनी बार इकट्ठा नहीं कर रहे हैं, समूह के कनेक्शन को जीवित रखने के लिए एक अनौपचारिक बातचीत के लिए जगह बनाना महत्वपूर्ण है। वर्चुअल वाटर कूलर के लिए सबसे अच्छा उपकरण एक समूह चैट है। कई उपकरण हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। मेरी कंपनी में, हम Microsoft टीमों का उपयोग करते हैं जो हमारे लिए अच्छा काम करती हैं। मामले में, आपको तेजी से बदलने के लिए एक त्वरित-फिक्स की आवश्यकता है, फिर स्काइप एक अच्छा विकल्प होगा।

टीम की बैठकों और अन्य औपचारिक वार्तालापों के लिए, सम्मेलन कॉल के लिए एक उपकरण सेट करें। Skype और Teams दोनों अच्छे विकल्प हैं। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि सभी सदस्यों के पास उपकरणों तक पहुंच हो और पता हो कि कौन सा डिफ़ॉल्ट मोड है।

मीटिंग्स के लिए स्क्रीन साझाकरण टूल का होना आवश्यक है, लेकिन आम कार्यों या परियोजनाओं पर काम करने के लिए और भी अधिक, जैसे वित्तीय योजना, प्रस्तुतिकरण इत्यादि।

कुशल सहयोग के लिए, अक्सर एक ही दस्तावेज़ पर काम करने के लिए कई सहकर्मियों की आवश्यकता होती है। यदि आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल में सहयोग सुविधाएँ नहीं हैं, तो आप Google ड्राइव या ड्रॉपबॉक्स का उपयोग कर सकते हैं।

3. नियमित बैठकें आयोजित करें और उपलब्ध रहें

घर से काम करना आपको आसानी से कंपनी और टीम से अलग कर सकता है। नियमित टीम सत्र अलगाव की भावना को दूर करने में मदद करेगा। हर किसी को प्रेरित रखने के लिए बैठकों के दौरान दिनचर्या और एक आधिकारिक कार्यालय की भावना बनाएं।

जरूरत पड़ने पर कनेक्ट करने के लिए नेताओं और सहकर्मियों को उनकी उपलब्धता का संकेत देना चाहिए। शौक और छुट्टियों आदि के बारे में अनुभवों का आदान-प्रदान करना आभासी टीम के सदस्यों के बीच एक मानवीय संबंध का एक शानदार तरीका हो सकता है।

4. बैठक के समय और दिनों को समझदारी से चुनें

यदि आप अपनी सभी बैठकों की योजना बनाते हैं जब हर कोई सबसे अधिक उत्पादक होता है, तो आप अपनी उत्पादकता में गिरावट देखेंगे। आमतौर पर, लोग सुबह के घंटों में सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। लेकिन हर कोई अलग है और टीम के भीतर इस पर चर्चा करना मददगार है। प्राइसवॉनिक द्वारा एक अध्ययन के अनुसार समय और दिन चुनते समय आपको यह ध्यान में रखना चाहिए:

  • सोमवार सबसे अधिक अनुत्पादक दिन के रूप में घटकर सबसे अधिक उत्पादक दिन है
  • सबसे अधिक उत्पादक समय सुबह 8 से 11 बजे तक है
  • लंच-टाइम के बाद उत्पादकता गिरती है और शाम 4 बजे के बाद पूरी तरह से गिर जाती है

टीम सत्रों के लिए सबसे अच्छा समय गुरुवार और शुक्रवार दोपहर को है। अगले सप्ताह के लिए प्राथमिकता सूची में क्या पूरा किया गया है और क्या उच्च है, इसके सारांश के साथ सप्ताह को बंद करना एक मूल्यवान आदत है।

5. चैट और ईमेल पर वीडियो के लिए जाएं

संवाद करने का सबसे कुशल तरीका आमने सामने है। जब आप एक दूसरे को देखते हैं तो आप व्यक्तिगत स्तर पर अधिक जुड़ते हैं और शरीर की भाषा को समझते हैं, नकल करते हैं और इशारों को बेहतर समझते हैं। एक त्वरित वीडियो चैट को गलत समझने से बचने के लिए कुशल संचार का सबसे अच्छा तरीका है। औपचारिक और अनौपचारिक चैट के लिए ओवर-कम्युनिकेशन और समय देना टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करने की इच्छा को बनाए रखेगा।

यदि आपको ईमेल लिखना है क्योंकि आपके सहकर्मी उपलब्ध नहीं हैं, तो उन्हें छोटा और सरल बनाएं। एक विशिष्ट परिणाम के लिए पूछें और स्पष्ट निर्देश दें। विकल्प प्रदान करने से पिंग-पोंगिंग ईमेल के बिना समस्या को हल किया जा सकता है।

हर कोई एक एहसान करो और 2-शब्द ईमेल जवाब के साथ लोगों का समय बर्बाद न करें। अपने ग्रुप चैट के लिए इस प्रकार का संचार रखें।

6. लक्ष्य निर्धारित करें और फीडबैक लूप लागू करें

लक्ष्य निर्धारित करने और ट्रैक करने और प्रतिक्रिया प्राप्त करने के मामले में हर कोई अलग है और इसकी अलग-अलग जरूरतें हैं। कुछ लोग सख्त ट्रैकिंग को नापसंद करेंगे, वे जानते हैं कि क्या करना है और अपने परिणाम वितरित करेंगे। इस मामले में, अंतिम लक्ष्यों के लिए समय सीमा निर्धारित करना पर्याप्त है।

टीम के अन्य सदस्यों को अपने परिणामों पर अधिक निकट संपर्क और प्रत्यक्ष प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो सकती है। फिर लक्ष्य निर्धारित करें और नियमित कार्य-संबंधी प्रतिक्रिया सत्रों की व्यवस्था करें।

एक टीम के रूप में व्यक्तिगत रूप से सुधार और आगे बढ़ने के लिए प्रतिक्रिया और कोचिंग आवश्यक है। आदर्श रूप से, सभी को काम के प्रदर्शन, व्यक्तिगत विकास, सहयोग और प्रतिबद्धता पर नियमित प्रतिक्रिया प्राप्त होनी चाहिए। इसे समूह ताल का हिस्सा बनाएं और बड़े चित्र में हर किसी के उद्देश्य को उजागर करें। उच्च प्रदर्शन वाली टीमों में नियमित वन-टू-वन की व्यवस्था करना।

7. एक सच्ची टीम भावना पैदा करें

आभासी टीमों का प्रबंधन करने के लिए एक टीम भावना बनाने के लिए अतिरिक्त प्रयास और प्रतिबद्धता की आवश्यकता होती है। उच्च प्रदर्शन वाली आभासी टीमों के लिए अपनेपन की भावना एक महत्वपूर्ण पहेली है। इसके साथ सफल होने के तरीके हैं:

  • टीम को कंपनी में दृष्टि और विकास के बारे में सूचित रखें
  • हर किसी के प्रोजेक्ट, वर्कलोड और चुनौतियों के बारे में वर्चुअल राउंड-टेबल रखें
  • जन्मदिन जैसे विशेष अवसरों का जश्न मनाएं, बड़े लक्ष्य प्राप्त करें
  • आरंभ करें और अनौपचारिक संचार जारी रखें
  • यदि संभव हो, तो समय-समय पर मिलते रहें, कुछ भी वास्तविक मानव कनेक्शन को प्रतिस्थापित नहीं कर सकता है

दूर से काम करना हमारे भविष्य का हिस्सा होगा। अच्छी तरह से लागू और प्रबंधित यह खुश कर्मचारियों के साथ उच्च प्रदर्शन वाली टीमों को जन्म दे सकता है। आइए इस संकट का उपयोग 21 वीं सदी की कार्यशैली को अपनाने के लिए करें।

एक आभासी टीम के सदस्य या टीम लीडर के रूप में आपका अनुभव कैसा है? आपको घर से कुशलतापूर्वक काम करने में क्या मदद मिली?

पढ़ने के लिए धन्यवाद।