5 तरीके विज्ञान हमें बेहतर तरीके से काम करने का तरीका दिखाता है

क्रिस बेन्सन, अनस्प्लैश द्वारा फोटो

हम सभी किसी न किसी मौके पर वहां रहे हैं। बुधवार को दोपहर 3 बजे है। अब आप सहकर्मियों के साथ छह घंटे के फोन कॉल पर हैं। और आपका दिमाग काम करना बंद कर देता है। आप सभी सुन सकते हैं टेलीफोन के नीचे आने वाला शोर है, और आप अब और ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते।

वर्चुअल वर्क आज के संगठन का मुख्य आधार है। अधिकांशतः यह इन्फ्यूजिंग, थकावट और दुख की बात है, अप्रभावी है। फिर भी यह इस तरह से नहीं है। आभासी काम को बढ़ाने पर विचार करने वाली अधिक कंपनियों के साथ - विशेष रूप से नए वायरस के बारे में नई और संभावित स्थायी चिंताओं को देखते हुए - अब वर्चुअल वर्क को बहुत कम करने के लिए विज्ञान से सबसे अच्छे विचारों पर ब्रश करने का एक अच्छा समय हो सकता है ... अच्छी तरह से, काम।

यहां मेरे पांच पसंदीदा हैं।

इसे और सामाजिक बनाएं

मस्तिष्क स्वचालित रूप से और अनजाने में लोगों को समूह और आउट-समूह के रूप में वर्गीकृत करता है। समूह के सदस्यों के साथ सहयोग करना बेहतर नहीं लगता है, हम उनकी जानकारी को अधिक समृद्ध रूप से संसाधित करते हैं, जिससे कम संज्ञानात्मक त्रुटियां होती हैं। समूह के सदस्यों के साथ सहयोग करना खतरे की तरह लगता है। हम सतर्क हैं, और हम उन पर उतना भरोसा नहीं करते हैं। दुर्भाग्य से, ऐसा लगता है, मानव मस्तिष्क डिफ़ॉल्ट रूप से समूह के लिए बनाया गया है, जब तक कि अन्यथा सिद्ध न हो।

वर्चुअल वर्क के लिए एक सरल उपाय यह है कि हम एक वर्चुअल वर्किंग सेशन में दूसरे प्रतिभागियों को श्रेणीबद्ध करने के तरीके को वास्तविक लोगों के रूप में बदल दें, अवधारणाओं के बजाय।

आप जानते हैं कि जब आप किसी के साथ महीनों तक फोन कॉल पर काम करते हैं, तब महसूस करते हैं कि आखिरकार व्यक्ति से मिलना है? और उनके बाद काम करना कितना आसान है? यही वह तंत्र है जिसका मैं उल्लेख कर रहा हूं। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका बेशक व्यक्ति से मिलना है, लेकिन हम अभी भी बैठकों के लिए वीडियो का उपयोग करके समूह में भावनाओं का निर्माण कर सकते हैं। यदि वह किसी कारण से काम नहीं करेगा, तो अपनी टीम को मनुष्यों के रूप में जानने के लिए समय सुनिश्चित करें। उनकी तस्वीरें देखें, उनके जीवन, उनके लक्ष्यों, उनके शौक के बारे में पता करें, और आप इन लोगों को एक फोन के अंत में सिर्फ ध्वनियों के बजाय वास्तविक मनुष्यों के रूप में वर्गीकृत करेंगे। और आप सभी एक परिणाम के रूप में बेहतर काम करेंगे।

आप जो देख रहे हैं वही आपको मिलेगा

जब हम वीडियो के बारे में बात कर रहे हैं, मेरे पालतू जानवरों में से एक लोग हैं जो अपने वीडियो को सेट करने में एक पल नहीं लगाते हैं ताकि आप उन्हें स्पष्ट और पेशेवर रूप से देख सकें। सभी अक्सर हमें एक वीडियो कॉल पर मिलते हैं और किसी को बैकलाइटिंग होती है, जिससे यह एक पूछताछ की तरह दिखता है। या कोई प्रकाश नहीं। या उनका आधा सिर काट दिया जाता है। या मेरे कम से कम पसंदीदा, वे कैमरे के बहुत करीब हैं और आप बस बहुत अधिक देख सकते हैं।

जब किसी ने स्क्रीन पर पेशेवर दिखाई देने के लिए समय नहीं लिया है, तो संभावना है कि हम अनजाने में मान लेंगे कि वे अन्य क्षेत्रों में सुस्त हैं। किसी भी रूप में अच्छा सहयोग विश्वास पर आधारित है, लोगों को उनके शब्द पर एक दूसरे को लेने पर। अनुसंधान से पता चलता है कि विश्वास दो प्रमुख घटकों से बना है: गर्मी और क्षमता। स्पष्ट रूप से देखे जाने की परवाह न करना दोनों को कम करता है, और विश्वास को कम करके, और निरंतर व्याकुलता से, बातचीत की गुणवत्ता को प्रभावित करेगा।

ध्वनि की सलाह

यहां मैं वर्चुअल वर्किंग में सबसे बड़ी गलतियों में से एक हूं, चाहे वीडियो के साथ या बिना। यदि यह लोगों को बोलते हुए सुनने का प्रयास करता है, तो खेल शुरू हो गया है। हम सभी का ध्यान सीमित है, और खराब ध्वनि की गुणवत्ता बहुत बड़ी विकृति है, जिससे अच्छा प्रसंस्करण बाधित होता है। यह शोर अनुपात के संकेत के बारे में है। एक साफ ऑडियो सिग्नल के साथ, किसी भी तरह का काम बहुत आसान है। दूर, खरोंच या आंतरायिक ध्वनि के साथ, हर कोई हाथ पर काम के बजाय उस पर केंद्रित है।

मेरे अपने संगठन में, हमने अपने सम्मेलन कक्षों के लिए सही माइक्रोफोन समाधान खोजने में समय और धन का निवेश किया। तब हमने अच्छी तरह से ध्वनि का परीक्षण किया और यह काम किया कि शाब्दिक रूप से माइक्रोफ़ोन काम से एक फुट दूर है, और कुछ नहीं करता है। किसी भी बैठक की शुरुआत में, हम ऐसे लोगों को याद दिलाते हैं जिनके पास यह आदत नहीं है। कुरकुरा, साफ ध्वनि के साथ, यह वहाँ होने जैसा है। छः लोगों को पकड़ने वाली छत पर एकल माइक्रोफोन इसे काटता नहीं है। ध्वनि प्रौद्योगिकी में निवेश करें ताकि दिमाग, जहां कहीं भी हो, जिस तरह से उनका इरादा था, बातचीत कर सकें: एक-दूसरे के विचारों पर ध्यान केंद्रित करें, न कि घुसपैठ के विचार पर, "ध्वनि कब बेहतर होगी?"

दृश्य को क्यू

जबकि हम सोचते हैं कि वस्तुतः काम करना - ज़ूम, वीबेक्स, स्काइप या कुछ इसी तरह का उपयोग करना कहते हैं - यह धीमा और कम प्रभावी होने जा रहा है, यह पता चलता है कि कुछ रचनात्मक सोच के साथ (और आपको प्रकाश और ध्वनि की गुणवत्ता पर उपरोक्त सलाह मानते हैं) , ये प्रारूप वास्तव में व्यक्ति की बैठकों से अधिक कर सकते हैं।

कल्पना कीजिए कि आप आठ लोगों की टीम के साथ एक परियोजना पर चर्चा कर रहे हैं, सभी अलग-अलग स्थानों पर कैमरे पर। टीम लीडर एक सवाल का जवाब दे सकता है, और एक प्रतिक्रिया के लिए एक दृश्य क्यू प्राप्त कर सकता है, जिससे बहुत समय की बचत होती है। वे "मैं सहमत हूं" के लिए सभी को एक अंगूठे देने के लिए कह सकते हैं, एक अंगूठे के लिए "मुझे यकीन नहीं है," और "मैं असहमत हूं" के लिए एक अंगूठे नीचे है। प्रश्न "लोग उस विचार से क्या समझते हैं?" या "क्या हमने यहां सभी कोणों को कवर किया है?" एक वीडियो प्लेटफॉर्म पर बहुत अधिक कुशल हैं जहां हर कोई पूरी टीम की प्रतिक्रिया को एक पल में देख सकता है।

प्रतिक्रियाओं पर एक अंतिम ध्यान दें: नोड देखें। लोग एक बिंदु से सहमत होने पर अनजाने में सिर हिलाते हैं, और जब वे दृढ़ता से सहमत होते हैं तो उत्साहपूर्वक सिर हिलाते हैं। एक नेता किसी ऐसे व्यक्ति को हाजिर कर सकता है जो किसी विषय पर भावुक हो और उन्हें कॉल करे। इस तरह के दृश्य संकेत, अभ्यास के एक बिट के साथ, टीम के नेता द्वारा अच्छी सुविधा के साथ मिलकर, आभासी काम को तेज कर सकते हैं।

चीजों को गति देने के लिए चैनलों का लाभ उठाएं

दृश्यों का उपयोग करने के बारे में पिछले बिंदु के समान, हम सभी को अपने विचारों को "समानांतर में" साझा करने में सक्षम करने के लिए चैट फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। समूह में बोलना धारावाहिक में होता है - एक के बाद एक व्यक्ति बोलना, पहले व्यक्ति के विचारों पर प्रतिक्रिया करने वाले लोगों के साथ, और दूसरे लोग आगे प्रतिक्रिया देते हैं।

इस सब में समय लगता है। कभी-कभी यह पूरी तरह से एक टीम के इनपुट को लिखित रूप में प्राप्त करने के लिए बहुत अधिक कुशल होता है, किसी चैट फ़ंक्शन पर या किसी साझा दस्तावेज़ में, ताकि सभी लोग आउटपुट देख सकें।

इसके लिए एक कला है, और न्यूरोलाइडशिप इंस्टीट्यूट में हम आंतरिक उपयोग के लिए कुछ समय के लिए समानांतर प्रसंस्करण की इस अवधारणा का सम्मान कर रहे हैं और दूसरों को भी सिखाना शुरू कर रहे हैं। (हालांकि यह वर्चुअल मीटिंग्स को वास्तव में काम करने के लिए वास्तविक शक्ति उपकरण है, इस विचार का उपयोग सावधानी से किया जाना चाहिए ताकि ध्यान भंग न हो। आप नहीं चाहते कि लोग ध्यान देने के बजाय केवल एक-दूसरे से बात करें। मुलाकात।)

यहाँ एक उदाहरण है कि यह कैसे दिख सकता है। एक नए उत्पाद के लिए मार्केटिंग रणनीति पर निर्णय लेने वाली टीम की कल्पना करें। नेता समूह से पूछ सकता है कि प्रत्येक को एक विचार पर एक रेटिंग दे, 1-10 के पैमाने पर, आगे कोई टिप्पणी नहीं, सभी एक चैट में। बहुत जल्दी, पूरे समूह को इस बात का अहसास होता है कि हर कोई विचार के बारे में कैसा महसूस करता है। तब नेता लोगों से प्रत्येक सूची के लिए तीन कारण और विचार के विरुद्ध तीन कारण पूछ सकता है।

तथ्य यह है कि हर कोई एक बार में ऐसा कर सकता है, और फिर हर कोई एक ही समय में यह सब पढ़ सकता है, एक 30 मिनट की बातचीत को मोड़ देता है जो यादृच्छिक लगता है, जो यह महसूस करता है कि बोलने जैसा लगता है या जो सबसे जोर से बोलता है, 10 मिनट की बातचीत के आधार पर यह अधिक केंद्रित है, अधिक डेटा-चालित है, और - यहां किकर है - कम पक्षपाती और अधिक समावेशी, दो चीजें जो हाल ही में संगठनों के लिए बहुत मायने रखती हैं। मैं यह नहीं कह रहा हूं कि हमें मुक्त-प्रवाह चर्चा के लिए समय नहीं छोड़ना चाहिए। लेकिन धारावाहिक में आठ लोगों के एक विचार पर बुनियादी प्रतिक्रिया मिलना निराशाजनक रूप से अप्रभावी है।

संक्षेप में, एक टीम और संगठनात्मक स्तर पर कुछ अच्छी आदतों के साथ, यह पता चलता है कि वास्तव में काम करना कार्यालय जाने से बेहतर हो सकता है, जब यह बैठकों को प्रभावी बनाने की बात आती है। ट्रैफ़िक में उस कम समय के ऊपर, अन्य काम और सोच के लिए अधिक समय, और - विशेष रूप से हाल ही में - किसी भी तरह के संक्रमण को साझा करने के डर को कम करें, और ऐसा लगता है कि आभासी काम कुछ ऐसा है जिसे हम सभी को थोड़ा ध्यान केंद्रित करने के लिए करना चाहिए अधिक।

यह लेख मूल रूप से फोर्ब्स में छपा है।