5 दुःस्वप्न बैठक परिदृश्य और उन्हें कैसे ठीक करें

बैठकें जादुई होनी चाहिए।

मेरी बात सुनो। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के अनुसार, सत्तर प्रतिशत वरिष्ठ प्रबंधकों ने कहा कि बैठकें अनुत्पादक और अक्षम्य हैं। चौंसठ प्रतिशत ने कहा कि बैठकें गहरी सोच की कीमत पर होती हैं।

लेकिन यह इस तरह से नहीं है। हम सभी समस्याओं से परेशान थे कि हम कैसे इकट्ठा होते हैं, इसलिए मैंने बेहतर सहयोग के लिए अपने तरीके का अध्ययन किया और प्रयोग किया। 2019 में, मैंने प्रबंधित सहयोग के माध्यम से टीमों को सफलता के विचारों को अनलॉक करने में मदद करने के लक्ष्य के साथ बोनफायर रणनीति शुरू की।

सच्चाई यह है कि आप एक ही काम नहीं कर सकते हैं और नए परिणाम की उम्मीद कर सकते हैं।

अपनी इन-हाउस मीटिंग्स को डिज़ाइन करने के लिए समय निकालें और आपको बेहतर परिणाम मिलेंगे। फोटो लिसा रॉसी द्वारा

यहाँ कुछ सबसे आम बैठक की समस्याएं हैं और चीजों को ठीक करने के बारे में कुछ नए विचार हैं:

समस्या: स्क्रैच-योर-इट-इट-ए-पलूज़ा

लिसा रॉसी द्वारा डूडल

परिदृश्य: विचारों को पिच करने का समय आ गया है। लेखक के पास पुस्तकों के लिए विचार हैं। सॉफ्टवेयर इंजीनियर के पास एक ऐप पिच है। यहां तक ​​कि कार्यालय बिल्ली का एक रचनात्मक विचार है: टीम को एक नया स्क्रैडपैड बनाना चाहिए। अतिरिक्त कटनीप के साथ। मुद्दा स्पष्ट हो जाता है: हर किसी का विचार इस बात से संबंधित है कि उन्होंने स्कूल में और व्यक्तिगत रूप से क्या अध्ययन किया है और ग्राहक की जटिल समस्या को हल नहीं करता है।

फिक्स: मैंने हाल ही में ग्राफिक डिजाइन नील वार्ड के ड्रेक असिस्टेंट प्रोफेसर को इस तरह से सुना है: “एक कलाकार होने के नाते आप अपने लिए काम करते हैं। एक डिजाइनर होने के नाते आप दूसरों की जरूरतों के आधार पर काम करते हैं। ” विचार-मंथन बैठक से पहले, टीम के प्रत्येक सदस्य को एक लक्षित ग्राहक के साथ बातचीत का समय निर्धारित करना चाहिए, जिस समस्या पर टीम सहमत हुई है। ग्राहक के व्यवहार और मूल्यों के बारे में जानने के लिए टीम के सदस्यों को चुनौती दें। काम केवल सुनना और सीखना है जितना वे कर सकते हैं। फिर, जब यह विचार मंथन का समय आता है, तो टीम के सदस्य उन विचारों और अंतर्दृष्टि के साथ आ रहे हैं जो ग्राहक से संबंधित हैं, जैसा कि स्वयं के विपरीत है।

समस्या: गेट-ए-प्रमोशन वन-मैन-शो

लिसा रॉसी द्वारा डूडल

परिदृश्य: हर कोई एक सम्मेलन की मेज के आसपास बैठा है और बॉस पतवार पर है। यह विचारों की पेशकश करने का समय है! यह स्पष्ट है कि एक व्यक्ति के पास सभी की तुलना में अधिक विचार हैं। वास्तव में, जब कोई और बोल रहा होता है, तो वह हस्तक्षेप करता है। उसके पास बहुत सारे कारण हैं कि उसके विचार सबसे अच्छे क्यों हैं, जिसमें बड़े कारण भी शामिल हैं: वह एक बड़े प्रमोशन के लिए तैयार है और वह जानता है कि बॉस देख रहा है। वह अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करना चाहता है!

फिक्स: रचनात्मक बुद्धिशीलता को शामिल करने वाली बैठकों के लिए बॉस को आमंत्रित न करें। यह कर्मचारियों को जोखिम लेने और प्रदर्शन करने की जगह देता है, बिना इस चिंता के कि उन्हें न्याय दिया जा रहा है। यदि आप बैठक की सुविधा दे रहे हैं, तो समस्या को समझने में मदद करने के लिए पहले एक-एक के दौरान बॉस से पूछें। बैठक के बाद, सुनिश्चित करें कि वह इस बात से अवगत है कि नए विचारों पर काम करने के लिए आपको किन संसाधनों के लिए अनुसंधान और आसान प्रयोग करने होंगे। प्रमुख हितधारकों पर उसके इनपुट के बारे में पूछना न भूलें जो आपके द्वारा विचार किए गए प्रभावों को बना सकते हैं।

समस्या: दिमागी रूप से कमजोर सड़क

लिसा रॉसी द्वारा डूडल

परिदृश्य: एक टीम लीडर विचारों के बारे में बात करना चाहता है। वे चिपचिपे नोट और मार्कर लाते हैं। वे उत्साहित हैं! वे लोगों से "मंथन" करने के लिए कहते हैं। यह जल्दी से एक दार्शनिक बहस में बदल जाता है। एक व्यक्ति ने हाल ही में एक पॉडकास्ट पर सुनाई गई बातों का हवाला दिया। एक अन्य व्यक्ति ने एक प्राचीन विद्वान का उद्धरण दिया। कोई अन्य व्यक्ति इस मुद्दे के बारे में चिढ़ता है और अतीत के समाधान पेश करता है। बैठक अच्छे विचारों के साथ उम्मीद के मुताबिक दो बार चलती है।

फिक्स: स्टिकी नोट्स और बुद्धिशीलता से दूर रहें जब तक कि आपकी टीम को पता न हो कि वे किस ऑडियंस की सेवा कर रहे हैं या उस समस्या को हल करने की आवश्यकता है। यदि आपकी टीम को समस्या का पता नहीं है, तो अपने प्रमुख ग्राहकों को सुनने के लिए कुछ समय दें। उन समस्याओं की एक साझा सूची रखें, जिन्हें शुरू करने के तरीके के रूप में हल किया जाना चाहिए। यदि आप अपने दर्शकों को नहीं जानते हैं, तो एक टीम के रूप में कुछ समय बिताएं, चर्चा करें कि आप एक प्रयोग के रूप में किसे लक्षित कर सकते हैं। चर्चा में सबसे आगे ग्राहक और समस्या रखने के लक्ष्य के साथ एक टीम की बैठक की सुविधा के लिए एक टीम के व्यक्ति को नामित करें। यह एक घूर्णन स्थिति हो सकती है।

समस्या: स्नूज़-फेस्ट।

लिसा रॉसी द्वारा डूडल

परिदृश्य: सम्मेलन कक्ष तालिका के केंद्र में डोनट्स रखे गए हैं। यह रचनात्मक रस बहने का समय है! एक-एक करके, लोग अपने विचारों को अपने टीम के साथियों द्वारा नजरअंदाज करते हुए साझा करते हैं, जो अपने फेसबुक फीड पर भयंकर रूप से देखते हैं।

फिक्स: सम्मेलन की मेज से छुटकारा पाएं और मार्कर बोर्ड या कागज के बड़े टुकड़ों के आसपास खड़े होने के लिए पांच या छह के समूहों से पूछें। उन्हें अपने विचार बताने के लिए निर्देश दें और फिर मार्कर बोर्ड पर रखने से पहले एक चिपचिपे नोट पर लिख दें। टीम के सदस्यों को कहें कि बाद तक विचारों का मूल्यांकन करने से बचें। इसके बजाय, विचारों को एक-दूसरे से दूर रखें। मान लें कि आपके विचार शानदार हैं और आपके साथी भी हैं। डेल क्लोज, एक प्रसिद्ध अभिनेता और कामचलाऊ के शब्दों में, "अगर हम एक दूसरे के साथ ऐसा व्यवहार करते हैं जैसे कि हम जीनियस, कवि और कलाकार हैं, हमारे पास मंच पर बनने का एक बेहतर मौका है।" लेकिन ... डोनट्स रहते हैं। (पानी और फल भी लोगों को ईंधन देने के लिए अच्छे तरीके हैं।)

समस्या: इस बैठक में क्या होता है, इस बैठक में रहता है

लिसा रॉसी द्वारा डूडल

परिदृश्य: कार्यालय में कोई व्यक्ति अभिनव प्राप्त करना चाहता है। वे सब कुछ सही करते हैं - विविध पृष्ठभूमि और कौशल सेट के साथ स्नैक्स, मार्कर बोर्ड और टीम के सदस्यों की सावधानीपूर्वक सुविधा है। टीम अपने ग्राहक को जानती है और इसे ठीक करने के लिए काम कर रही प्रमुख समस्या है। विचार रचनात्मक हैं, और एक दूसरे पर निर्माण करते हैं। हर कोई वास्तव में प्रेरित है और उनकी ऊर्जा चढ़ती है! जब वे चले जाते हैं, तो वे इसके बारे में फिर कभी नहीं सुनते हैं।

फिक्स: टीम फैसिलिटेटर को टीम के सदस्यों को इस बात पर मतदान करने का मौका देना चाहिए कि ग्राहक समस्या के साथ किन विचारों को सबसे करीब से जोड़ते हैं। फिर, उसे यह सुनिश्चित करने के लिए समय लेना चाहिए कि प्रत्येक व्यक्ति अगले चरणों में अपनी भूमिका के साथ छोड़ देता है। कुछ के लिए, यह समस्या के सबसेट पर गहराई से ड्रिल करने के लिए एक और ग्राहक साक्षात्कार हो सकता है। एक अन्य व्यक्ति ग्राहकों के साथ एक विचार के परीक्षण का समय निर्धारण करने का नेतृत्व कर सकता है। टीम के अन्य सदस्य हितधारकों और अन्य लोगों पर शोध करने के लिए प्रतिबद्ध हो सकते हैं जो विचार से प्रभावित हो सकते हैं। कैलेंडर पर एक और सभा करें जो कार्य सूची के लिए समय सीमा के रूप में कार्य करता है। अंत में, भविष्य को देखने के लिए एक टीम के रूप में एक क्षण लें और जो आपने साथ किया है उसका जश्न मनाएं। सूत्रधार को सभी को सर्कल में खड़े होने के लिए कहना चाहिए। और, एक समय में, प्रत्येक व्यक्ति को एक बात यह कहनी चाहिए कि किसी अन्य व्यक्ति ने बैठक के दौरान किया था जो उन्हें पसंद आया था, और एक व्यक्तिगत लक्ष्य उन्हें परियोजना चक्र के अगले भाग के लिए है।

यह लेख लिसा रॉसी और बोनफायर स्ट्रैटेजी के नाथन ग्रोपर द्वारा सह-लिखा गया था। हमारे बारे में अधिक जानने के लिए, हमारी वेबसाइट www.bonfirestrategy.com पर जाएं या हमें [email protected] पर ईमेल करें

इन पाठों में से कुछ का अनुभव करने के लिए, विपणन कार्यस्थल में डिजाइन सोच का उपयोग करने के लिए आगामी प्रशिक्षण सत्र के लिए यहां साइन अप करें।